Yazar:Martın SCOOT
Yöneticiler için yazılmış olan bu kitap, zamanı etkili kullanmanın yol ve yöntemlerinden bahsetmektedir. Başarıya ulaşmak için çok değil, zamanı iyi kullanıp yeterli çalışmanın daha önemli olduğunu anlatmaktadır. Başlıca dört bölümden oluşmuştur:
“Sorunları Tanıyalım adlı ilk bölümün ana fikri zamanını paha biçilmez bir kaynak olduğu ve akan zamanın geri çevrilemeyeceğidir. Birçok kişi zamanının kendisine yetmediğinden yakınır. Bunun bir sorun değil de, hedeflerinin belirsiz olduğu, önceliklerinin iyi sıralanmadığı ve zamanının iyi planlanmadığı yolunda bir belirti olduğunu anlayana kadar. Fakat zamanı planlayamazsınız. O, belirli bir ritimde Ammansızca akıp gider. Aslında planlayabileceğiniz bir tek şey vardır, o da kendinizsiniz.”Kendinizi Planlamak” bu çalışmanın asıl başlığıdır. Konu sizsiniz, işinizi nasıl yaptığınız ve hayatınızı nasıl yaşadığınızdır.
Sorumluluklarınız ve çalışma saatiniz ile bir kaldıraç dengesi oluştursak. Siz terfi ettiğinizde sorumluluklarınız artacak ve sizin kaldıracı dengelemeniz gerekecektir. Bunun için sizin daha çok çalışmaya değil, kaldıraç dengesinde önemli olan işleri yapmaya ihtiyacınız var.
Zamanı iyi planlama işinin çeşitli yönleri gibi çözüm gayet basittir. Çözümün iki basamağı vardır; kaldıraç dengesinde önemli olan işlere daha çok vakit ayırmak ve öteki işleri çabuk halletmek. Erteleme etkileyici bir sözdür ama ertelemek insanı güçsüz düşüren bulaşıcı bir hastalıktır.
Yöneticilerin üçte birinin düzensizlik sorunu vardır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır. Bazen hiç incelemeyeceğimiz şeyleri bile masamızın üzerine koyarız ve bir çok belgeyle kaplı bir masamız olur. Bunun çözümü, gelen belgelerin önemine göre, hemen inleyebileceğimiz ve önemli olan belgeleri masanın üzerine koymak, sonra yapacaklarımızı veya yaptıklarımızı dosyalamak ve bizim için önemli olmayan belki de hiç okumayacağımız belgeleri hemen çöpe atmaktır. Ayrıca bilgisayar gibi teknik aletlerden de faydalanabiliriz.
Önemli bir işe yoğunlaştığınızda birisi beş dakikalık bir iş için sizi rahatsız etse belki bu rahatsızlık sizin yarım saatinize mal olacaktır. Rahatsız edilmekten korunmak için bir yönteminiz olmalı ve bunu sıkı bir şekilde uygulayın ki insanlar kabul etsin. İnsanlar engelinizi aşıp da sizi rahatsız ettiğinde onları nazikçe uyarmalısınız. Açık-plan bir büroda çalışan bir mühendis sık sık rahatsız edilmeyi önlemek için büyük bir oyuncak ayı almış ve onu masasının yanındaki dolabın üzerine koyup, iş arkadaşlarını şu mesajı vermiş; Ayı size gülümseyerek bakıyorsa beni rahatsız edebilirsiniz ama ayı ters duruyorsa bina yansa bile beni rahatsız etmeyin. Bu şekilde rahatsız edilmekten kurtulmuş.
Önemli olan uzun zaman çalışmak değil, gerektiği gibi çalışarak işleri halletmektir. Yorgunluk bir onur madalyası değildir. Uzun saatler çalışan insanları ödüllendiren şirketler, etkili çalışanları cezalandırıyor demektir ve uzun saatler çalışan yönetici, çalışanları için çok kötü bir örnek oluşturuyor demektir. Bence insanları uzun çalışma saati tuzağına düşüren üç büyük neden var: tembellik, kötü zamanlama ve hayır diyememe.
Bir yönetici için zamanı nasıl geçirdiği çok önemlidir, çünkü işler zamanında bitirilmelidir. Zamanınızı gerçekte nasıl harcadığınızı bir zaman çizelgesi kullanarak bulmak, asıl sorunları bulmanıza yardımcı olabilir. Hangi işe ne kadar zaman harcadığını öğrenmek ve zaman çizelgesi bir yöneticinin çalışma yöntemini çok etkiler ve ona büyük katkı sağlar.
İkinci bölüm olan “İnsanlar”da konularımız, işleri öncelik sırasına koymaktan sonra en önemli yeri tutan insanlara görev vermek, patronla ve öteki insanlarla uğraşmak gibi sorulardır. Yeni şirket modellerinde en önemli unsur insan yani müşteridir. Yönetici artık bir polis değil bir denetimci bir yönlendiricidir; yeni yönetici artık bir danışman, işleri kolaylaştıran ve çalışkanı destekleyen biridir. Yöneticinin etkili olması, insanlarla ilişkisine bağlıdır; İletişim becerisi,görev verme,liderlik ve şirketin hem içindekilerle hem de dışındakilerle çalışmak.
Yöneticilik, emirler vererek işlerin yapılmasını sağlamaktır. Bu tanım, insanlara görev vermek anlamına gelir. Eğer iyi bir yönetici olmak istiyorsanız, çalışmalarınızı, size sorunları değil, her zaman önerilerini getirecek biçimde eğitin görev verme sanatını öğrenip görsel bir yönetici olun. Her zaman hedefleri görev olarak verin, insanlara sonuç olarak nelere ulaşmaları gerektiğini anlatın, sonrada bu sonuçlara nasıl ulaşacaklarına karar vermeleri için biraz özgürlük tanıyın. İnsanların şirkete bağlanmasını sağlayın.
“Bunu Niye Yaparız” adlı üçüncü bölümde anlatılan belirtiler üzerinde yoğunlaşıp, sorunların altında yatan nedenleri göremememizdir. Sorunların en iyi çözümü temeldeki problemleri tespit edip onları bir daha ortaya çıkmayacak şekilde çözmektir. Net hedeflerimiz ve bir stratejimiz olmadan hareket ederiz. Olayların akışına kendimize bırakıp zamanın parmaklarımız arasından akıp gitmesine izin veriniz. Bir çok durumda tutumlarımız ve inançlarımız başka şey söyler ama başka türlü davranırız. Perhiz yaparken güzel bir pasta ikram edilse yer-o anki lezzeti düşünerek-perhize yarın devam ederiz. Uzun vadeli planlarımızı ihmal etmemize yol açan olay ve hoş işleri yaparak büyük planlarımızı mahvedebiliriz. Bu vartaya düşmemek için hedeflerimizi belirleyip onlar için çalışacak kadar güçlü ve iradeli olmalısınız.
Bir çok yönetici, başarılı olduğu zaman kendisini ön plana çıkarır fakat başarısız olursa, patronun kabahati, toplum böyle, çok şanssızım ve benim suçum değil gibi bahanelerle kendin avutur. İşin kötü tarafı ortada gerçekten suçlanacak kendinden başka kimse yoktur, iyi tarafı ise problemin çözülebilir olmasıdır. Biz alışkanlıklarımıza bağlı varlıklarız ve onlar bizim hayatımızı kolaylaştırır. Örneğin, araba kullanmak bir alışkanlık meselesidir. Kötü olmasına rağmen sürdürdüğümüz alışkanlıklarımız da vardır ve bunların değiştirilmesi gerekir. Bunun için: (a) nasıl bir değişiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değişikliği yapın; (b) bir anda çok şey değiştirmeye kalkışmayın. İlk değişiklikte ustalaştıktan sonra ikincisine geçin; (c) yeni davranışlarınız için kendinize net ve ölçülebilir başarı standartları belirleyin; (d) asla ve asla istisna kabul etmeyin; ve (e) sonuçların aniden değişmesini ummayın. Bu iş zaman ve çaba gerektirebilir.
Son bölümde ise yazar bize yön vermesi için hedeflere, bu hedeflere ulaşmak için plan yapmaya gereksinimimiz olduğunu ve kat ettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak karşılaştırmamız gerektiğini anlatmaktadır. Neye ulaşmak istediğimizi bilmezsek zamanı kontrol edemeyiz. Hedefler zamana anlam verir ve yapmamız gereken seçimler için bir iskelet oluşturur; net hedeflerimiz olmazsa zamanı iyi kullanmak anlamsız kalır. Başlıca, kişisel, ailesel, işsel ve toplumsal konularda net hedeflerimiz olmalıdır.
Hepimizin yaşamımıza anlam katan, bizi insanlığın bir parçası yapan ve sonuç olarak uğruna savaşacağımız değerlerimiz vardır. Değerler ilerleme güdümüzün dayandığı noktalardır. Davranışlarımıza heves, bağlılık ve enerji verirler. Hiç bir baskı bizim içimizden kaynaklanan bir baskıdan daha güçlü olamaz; bu baskılar yaşamımızın renklerini belirler ve her olaya karşı davranış biçimimizi düzenler.
Her zaman ölçüsü için hedef belirlenebilir ama planlama kısa zaman aralıkları için uygundur. Bir yaşam boyu izleyeceğiniz bir hedefiniz olabilir ama ayrıntılı planlar şu soruya cevap vermelidir: “Bu hedefe ulaşmak için bu hafta ne yapmalıyım.” Ayrıca, bütün zaman planlama sistemleri esnek olmalıdır. Yıllık planlar kabataslak, aylık planlarda önemli iş ve randevular belirlenmiş, günlük planlar ise net olmalıdır. Fakat günü bütün ayrıntılarıyla planlamak yanlıştır çünkü böyle planlar her zaman için bozulur. Uyabileceğiniz kolay bir plan yapmak, uyamayacağınız zor bir plan yapmaktan çok daha iyidir. Başarılı bir yaşam başarılı günlerden oluşur ve başarılı bir gün genellikle bir planla başlar. Planınız olmadan karmaşa hüküm sürecektir.
Ajandalar, kendimizi düzene sokmak için kullanılan bir sistem,taşınabilir bir bürodur. Zamanı iyi kullanmak gibi, bu da monoton bir işe yada kendi içinde bir amaca dönüşmemelidir. Bu size hizmet edecek bir araçtır, sizi daha etkili ve yararlı olmaya iten, böylece stresinizi azaltan bir araçtır. Unutmayın ki; karışık bir masaya bir de ajanda eklemek bir felaket doğurur. Ajandanızı strateji bölümü, planlama bölümü, veri bankası ve notlar gibi bölümlere ayırarak kullanabilirsiniz. Başarılı insanların çoğu, son derece yaratıcı olanlar dahil, gelişmiş bir düzen sistemine sahiptirler ve sistem genellikle bir ajanda üzerine kurulmuştur.
Planlama uygulamaya yani hayata dönüşmezse hiç bir işe yaramaz. Yaşam, siz başka planlar yaparken olup biten şeylerin toplamıdır. Yaşam bir şeyler yapmaktır. Peki siz ne yapacaksınız? Kendinize bir hedef belirlemeli ve o yönde hareket etmelisiniz. Hedef belirlerken çok özen göstermelisiniz. Fazla hırslı olmayın; her ay kalıcı ve başarılı bir değişiklik yapmak sekiz değişikliği başaramamaktan iyidir. Alışkanlıklar, kaslar gibi kullanıldıkça güçlenir. Zamanınızı ve yaşamınızın kontrolünü elinizde tutun. Gün bugündür. Yer burasıdır. Yaşam sizin yaşamınızdır. Günü yakalayın. Bu anı kullanın.
